Mit Microsoft 365 hast du plötzlich drei Orte für Dateien, nämlich OneDrive, SharePoint und Teams. Wohin gehört das Angebot für den Kunden, wohin die Vorlage für alle? Bei SharePoint vs. OneDrive entscheidet am Ende eine einfache Frage, ob die Datei dir oder dem Team gehört. Hier bekommst du den Unterschied, typische Szenarien für kleine Firmen und die Synchronisierung auf dem PC erklärt.
Das Wichtigste in Kürze
- OneDrive ist für deine eigenen Arbeitsdateien gedacht, SharePoint für Inhalte, die einem Team oder der ganzen Firma gehören.
- Teams ist kein eigener Speicher. Dateien aus Kanälen liegen in SharePoint, Dateien, die du im Chat teilst, in deinem OneDrive.
- In Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium hat jeder Nutzer 1 TB OneDrive-Speicher.
- Der gemeinsame SharePoint-Speicher einer Organisation beträgt 1 TB plus 10 GB pro gekaufter Lizenz.
- Für den Zugriff im Datei-Explorer empfiehlt Microsoft Verknüpfungen in OneDrive statt der Schaltfläche „Synchronisieren“.
- Wird das Konto eines Mitarbeiters gelöscht, beträgt die Standard-Aufbewahrungsdauer für sein OneDrive nur 30 Tage, sofern der Admin sie nicht ändert.
Kurz gesagt speicherst du in OneDrive, woran du allein arbeitest, also Entwürfe, Notizen und persönliche Unterlagen. Alles, was mehrere Leute pflegen oder was auch nach deinem Weggang in der Firma bleiben soll, gehört nach SharePoint. Teams ist dabei nur die Oberfläche, über die du meist auf genau diese SharePoint-Ablage zugreifst.
OneDrive und SharePoint kurz erklärt
Microsoft beschreibt OneDrive in seiner Support-Seite zu OneDrive und SharePoint als Cloudspeicher für deine individuellen Dateien. Alles, was du dort ablegst, bleibt privat, bis du es freigibst. Mit einem Firmenkonto nennt Microsoft den Dienst auch „OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität“. Der frühere Name „OneDrive for Business“ taucht an manchen Stellen noch auf.
Davon zu trennen ist OneDrive für zu Hause. Das bekommst du mit einem privaten Microsoft-Konto, etwa für Outlook.com. Beide Varianten nutzen dieselben Apps, aber du kannst dein privates OneDrive nicht mit dem Business-Konto verbinden. Dateien lassen sich nur zwischen beiden kopieren oder verschieben.
SharePoint ist laut Microsoft ein Werkzeug für die Zusammenarbeit, mit dem eine Organisation Dateien und Informationen verwaltet und teilt. Die Ablage passiert in sogenannten Websites. Das sind interne Webseiten mit Dokumentbibliotheken, also gemeinsamen Dateiablagen mit Ordnern, Versionsverlauf und Berechtigungen. Technisch hängen beide Dienste eng zusammen, denn auch die persönlichen OneDrive-Bibliotheken laufen auf SharePoint.
Der Unterschied im Überblick
Die Angaben in der Tabelle stammen aus dem Microsoft Support und den Dienstbeschreibungen auf Microsoft Learn (Stand: Oktober 2026).
| Merkmal | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| Gedacht für | deine persönlichen Arbeitsdateien | Inhalte eines Teams oder der ganzen Organisation |
| Sichtbarkeit | privat, bis du etwas freigibst | für alle mit Zugriff auf die Website, etwa die Teammitglieder |
| Speicher | 1 TB pro Nutzer (Business Basic, Standard, Premium) | 1 TB plus 10 GB pro Lizenz, gemeinsam für alle Websites |
| Rolle in Teams | Dateien, die du im Chat teilst | Dateien in Kanälen (Registerkarte „Freigegeben“, früher „Dateien“) |
| Typisches Beispiel | Entwurf, an dem nur du arbeitest | Projektordner, Vorlagen, Preislisten |
Und wo liegen die Teams-Dateien?
Viele suchen nach „SharePoint vs. OneDrive vs. Teams“, als wären es drei getrennte Speicher. Das stimmt nicht ganz.
Microsoft erklärt auf Microsoft Learn, wie Teams und SharePoint zusammenhängen. Legst du ein neues Team an, entsteht automatisch eine SharePoint-Website dazu. Dateien, die du in einen Kanal hochlädst, liegen auf dieser Website. In Teams findest du sie auf der Registerkarte „Freigegeben“, früher „Dateien“.
- Standardkanäle teilen sich eine gemeinsame SharePoint-Website. Jeder Kanal bekommt dort einen eigenen Ordner.
- Private und freigegebene Kanäle erhalten jeweils eine eigene SharePoint-Website, auf die nur die Mitglieder dieses Kanals Zugriff haben.
- Dateien im Chat, die du anhängst, landen dagegen automatisch in deinem OneDrive. Hängst du eine Datei an einen Kanal an, wird sie in die SharePoint-Bibliothek des Teams hochgeladen.
Für den Alltag bedeutet das, dass alles, was du einem Kollegen schnell im Chat schickst, an dein Konto gebunden bleibt. Was im Kanal liegt, gehört dem Team.
Wann was nutzen? Typische Szenarien im kleinen Unternehmen
Microsoft gibt eine klare Linie vor. Nimm OneDrive für Dokumente, die nur dir gehören, etwa bei sensiblen oder privaten Informationen. Nimm SharePoint, wenn ein Team ein Dokument gemeinsam schreibt und pflegt oder wenn es breit geteilt werden soll. In der Dienstbeschreibung zu OneDrive wird Microsoft noch deutlicher. Abteilungs- und Organisationsdaten sowie System-Backups in OneDrive werden nicht unterstützt, ebenso wenig eine Lizenz für eine Abteilung statt für eine Person.
Übertragen auf eine kleine Firma sieht das so aus.
- Angebotsentwurf, Notizen, eigene Auswertung: OneDrive. Wenn du kurz Feedback brauchst, gibst du die Datei gezielt frei.
- Kundenprojekte, Verträge, Rechnungsvorlagen, Preislisten: SharePoint, am einfachsten über ein Team mit passenden Kanälen.
- Ablage, die früher auf dem Netzlaufwerk lag: SharePoint-Bibliotheken, die du per OneDrive-App im Datei-Explorer einbindest.
- Datei wird vom Entwurf zum Teamdokument: Verschiebe sie aus OneDrive in die Bibliothek des Teams. Dann gehört sie dem Team.
Sehr kleine Organisationen dürfen es laut Microsoft auch schlicht halten. Jeder speichert seine Dateien in seinem OneDrive, und für die ganze Firma reicht oft ein einziges Team in Microsoft Teams.
Speicherplatz: Was in Microsoft 365 enthalten ist
Laut der Dienstbeschreibung auf Microsoft Learn (zuletzt aktualisiert im Juli 2026) bekommt jeder Nutzer in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium 1 TB OneDrive-Speicher. In den Enterprise-Plänen E3 und E5 lässt sich das auf 5 TB erhöhen.
SharePoint funktioniert anders. Die Organisation erhält einen gemeinsamen Speicher von 1 TB plus 10 GB pro gekaufter Lizenz. Das OneDrive der einzelnen Nutzer zählt nicht dazu. Microsoft rechnet ein Beispiel vor. Bei 1 TB Grundspeicher und 100 Nutzern kommst du auf 2 TB.
Eine einzelne Website darf bis zu 25 TB groß werden. Auch der Papierkorb der Websites belegt Platz im Gesamtkontingent.
Bleibt eine Organisation dauerhaft über ihrem SharePoint-Kontingent, kann Microsoft die Umgebung in einen schreibgeschützten Modus versetzen. Dann lassen sich Inhalte erst wieder ändern, wenn Speicher frei wird oder zusätzlicher Speicher bzw. passende Lizenzen gekauft sind. Behalte die Belegung im Blick (Stand der Angaben: Oktober 2026).
SharePoint- und Teams-Dateien auf dem PC synchronisieren
Synchronisieren heißt, dass die Dateien als Ordner im Datei-Explorer erscheinen und Änderungen automatisch abgeglichen werden, auch nach einer Offline-Phase. Dafür brauchst du keine eigene SharePoint-App, das erledigt die OneDrive-App. Microsoft nennt in der Hilfe zum Synchronisieren von SharePoint- und Teams-Dateien zwei Wege und empfiehlt die Verknüpfungen, weil sie auf allen Geräten funktionieren und eine bessere Leistung bieten.
Weg 1 (empfohlen): Verknüpfung zu „Meine Dateien“ hinzufügen
- Öffne die gemeinsame Bibliothek in SharePoint oder in Microsoft Teams.
- Wähle in der Bibliothek Verknüpfung zu „Meine Dateien“ hinzufügen, um die ganze Bibliothek einzubinden. Alternativ markierst du einen einzelnen Ordner und wählst dort denselben Befehl.
- Die Verknüpfung erscheint in OneDrive im Web unter „Meine Dateien“ und bei installierter OneDrive-App auf dem Windows-PC im Ordner „OneDrive – Name deiner Firma“.
Praktisch dabei ist, dass solche Verknüpfungen keinen Platz in deinem OneDrive belegen, sondern nur beim Besitzer des Ordners. Einzelne Dateien lassen sich so nicht einbinden, nur Ordner und Bibliotheken.
Weg 2: Die Schaltfläche „Synchronisieren“
- Wähle oben links im Browser das Microsoft 365-App-Startfeld und dann SharePoint oder Teams. Öffne die Website mit den gewünschten Dateien.
- Wähle Dokumente oder den Unterordner, den du synchronisieren möchtest.
- Klicke auf Synchronisieren und bestätige, falls der Browser nach Microsoft OneDrive fragt.
Die Dateien landen dann in einem Ordner mit dem Namen deiner Organisation, einen anderen Speicherort kannst du nicht wählen. Diese Einrichtung gilt nur für den einen Computer. Um die Synchronisierung später zu ändern oder zu beenden, klickst du auf das OneDrive-Symbol in der Taskleiste und öffnest in den Einstellungen die Registerkarte Konto. Dort steht neben jeder Website Synchronisierung beenden. Die lokalen Kopien bleiben danach auf dem Rechner.
Dateien zwischen OneDrive und SharePoint verschieben
Wird aus deinem Entwurf ein Teamdokument, verschiebst du ihn am besten im Browser. Markiere Datei oder Ordner in OneDrive, wähle Verschieben nach, such dir die Zielwebsite aus und klicke auf Hierher. Fehlen andere Websites in der Auswahl, lässt deine Organisation das Verschieben zwischen Websites nicht zu.
Zwei Dinge solltest du wissen. Hat die Zielbibliothek ein niedrigeres Versionslimit, warnt dich SharePoint vor dem Verlust älterer Versionen. Und Zusatzinformationen in Spalten, die es am Ziel nicht gibt, gehen beim Verschieben verloren. Verschiebst du Office-Dateien dagegen im Datei-Explorer zwischen synchronisierten Websites, verlierst du laut Microsoft den Versionsverlauf.
Häufige Fehler
- Firmendaten im persönlichen OneDrive: Wird das Konto eines Mitarbeiters gelöscht, bekommt standardmäßig sein Vorgesetzter Zugriff auf dessen OneDrive, sofern einer hinterlegt ist. Nach der Standard-Aufbewahrungsdauer von 30 Tagen, die der Admin ändern kann, wandert es in den Papierkorb und liegt dort noch 93 Tage. Wiederherstellen lässt es sich dann nur noch per PowerShell, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinie etwas anderes vorgibt. Was der Firma gehört, liegt deshalb besser von Anfang an in SharePoint.
- Freigegebene Ordner unbedacht verschieben: Verschiebst du Dateien zwischen geteilten Ordnern, übernehmen sie die Berechtigungen des Zielordners. Landet etwas in einem nicht geteilten Ordner, sehen es die anderen nicht mehr.
- Verknüpfung mit offenen Dateien löschen: Microsoft warnt, dass dabei Dateien innerhalb der Verknüpfung gelöscht werden können. Schließe vorher alle Dateien aus diesem Ordner.
- Schloss-Symbol übersehen: Ein Schloss an synchronisierten Dateien bedeutet, dass sie nur schreibgeschützt synchronisiert werden. Änderungen am PC werden dann nicht übertragen. Ursache können fehlende Bearbeitungsrechte sein, aber auch Bibliotheken mit Auscheckpflicht oder Pflichtspalten. Wegen der Rechte wendest du dich an deinen Administrator.
Fazit
Bei SharePoint vs. OneDrive entscheidet nicht die Technik, sondern der Besitz. Dateien, an denen du allein arbeitest, liegen in OneDrive. Alles, was ein Team gemeinsam pflegt oder was der Firma gehört, kommt nach SharePoint, für die meisten kleinen Unternehmen am bequemsten über ein Team in Microsoft Teams.
Auf dem PC bindest du die SharePoint-Bibliotheken per Verknüpfung in OneDrive ein und hast dann alles an einem Ort im Datei-Explorer. Leg die Faustregel einmal im Team fest. Das erspart dir später die Suche nach Dateien in den OneDrives ehemaliger Kollegen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?
OneDrive ist dein persönlicher Cloudspeicher für eigene Arbeitsdateien, die privat bleiben, bis du sie freigibst. SharePoint ist die gemeinsame Ablage für Teams und die ganze Organisation. Beide basieren auf derselben Technik, deshalb kannst du Dateien leicht zwischen ihnen verschieben.
Ist OneDrive for Business dasselbe wie OneDrive?
OneDrive for Business ist der frühere Name von „OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität“, also OneDrive mit einem Firmenkonto. Dieses OneDrive verwaltet deine Organisation. OneDrive für zu Hause nutzt du dagegen mit einem privaten Microsoft-Konto.
Speichert Teams Dateien in SharePoint oder OneDrive?
Beides, je nachdem, wo du die Datei teilst. Dateien in Kanälen liegen auf der SharePoint-Website des Teams. Dateien, die du in einem Chat anhängst, werden in dein OneDrive hochgeladen.
Was ist besser: SharePoint-Sync oder OneDrive-Sync?
Synchronisiert wird in beiden Fällen mit der OneDrive-App. Microsoft empfiehlt, SharePoint-Bibliotheken per „Verknüpfung zu ‚Meine Dateien‘ hinzufügen“ einzubinden statt über die Schaltfläche „Synchronisieren“. Verknüpfungen stehen auf allen Geräten bereit und laufen laut Microsoft mit besserer Leistung.
Wie viel Speicher habe ich in OneDrive und SharePoint?
In Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium sind es 1 TB OneDrive-Speicher pro Nutzer. SharePoint teilt sich die Organisation, mit 1 TB plus 10 GB pro gekaufter Lizenz. Die Angaben entsprechen den Microsoft-Dienstbeschreibungen mit Stand Oktober 2026.
Quellen & Belege
- Microsoft Support: Erste Schritte zum Erstellen, Verwalten und Freigeben von Dateien in OneDrive und SharePoint – belegt: OneDrive für individuelle Dateien und Dokumente, die nur dir gehören; SharePoint für Dokumente, die ein Team schreibt und verwaltet
- Microsoft Support: Was ist OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität? – belegt: früherer Name OneDrive for Business, Dateien privat bis zur Freigabe, Unterschied zu OneDrive für zu Hause, keine Verbindung beider Konten
- Microsoft Learn: Einführung in die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365 – belegt: Chat-Dateien landen im OneDrive, Kanal-Dateien in der SharePoint-Bibliothek; OneDrive-Bibliotheken laufen auf SharePoint; kleine Organisationen mit einem Team
- Microsoft Support: Dateispeicherung in Microsoft Teams – belegt: Kanal-Dateien im SharePoint-Ordner des Teams und auf der Registerkarte „Freigegeben“, Chat-Dateien in OneDrive for Business
- Microsoft 365 Roadmap: Microsoft Teams: Shared tab in channel (ID 470597) – belegt: Die frühere Registerkarte „Files“ (Dateien) in Kanälen heißt jetzt „Shared“ (in der deutschen Teams-Hilfe „Freigegeben“); Status „Launched“
- Microsoft Learn: Integration von Teams und SharePoint – belegt: neue Teams erhalten eine SharePoint-Website, Standardkanäle als Ordner, eigene Websites für private und freigegebene Kanäle
- Microsoft Learn: OneDrive service description – belegt: 1 TB pro Nutzer in Business Basic, Standard und Premium, Erhöhung auf 5 TB in E3/E5, Abteilungs- und Organisationsdaten in OneDrive nicht unterstützt
- Microsoft Learn: SharePoint limits – belegt: 1 TB plus 10 GB pro Lizenz, OneDrive nicht mitgezählt, Beispiel 100 Nutzer = 2 TB, 25 TB pro Website, Papierkorb zählt mit, Schreibschutz bei Überschreitung, Aufheben durch weniger Belegung, Speicher- oder Lizenzkauf
- Microsoft Support: Synchronisieren von SharePoint- und Teams-Dateien mit Ihrem Computer – belegt: Verknüpfungen empfohlen, Schritte zur Schaltfläche „Synchronisieren“, Speicherort, Synchronisierung beenden, Schloss-Symbol und seine Ursachen, Versionsverlauf beim Verschieben im Explorer
- Microsoft Support: Verknüpfungen zu freigegebenen Ordnern in OneDrive hinzufügen – belegt: Befehl „Verknüpfung zu ‚Meine Dateien‘ hinzufügen“, kein Speicherverbrauch, nur Ordner, Berechtigungen beim Verschieben, Warnung beim Löschen mit offenen Dateien
- Microsoft Support: Verschieben von Dateien und Ordnern zwischen OneDrive und SharePoint – belegt: „Verschieben nach“ und „Hierher“, Warnung bei niedrigerem Versionslimit, Verlust nicht unterstützter Eigenschaften
- Microsoft Learn: OneDrive retention and deletion – belegt: Vorgesetzter erhält standardmäßig Zugriff, sofern hinterlegt, Standard-Aufbewahrung 30 Tage nach Löschen des Kontos, änderbar, danach 93 Tage Papierkorb und Wiederherstellung per PowerShell, Aufbewahrungsrichtlinien haben Vorrang
Stand: Oktober 2026. Menüs und Funktionen können sich mit Updates ändern. Angaben ohne eigene Quelle sind redaktionelle Erfahrungswerte.
Bildnachweis Beitragsbild: Foto Vitaly Gariev / Unsplash